会计电算化工作指南（四）

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   购买商品化会计软件是会计电算化的发展趋势之一。一般地，不仅会计业务较少、处理简单的单位使用商品化软件，就是会计业务处理较复杂的大中型企业，也可以购买商品化软件，而对于本单位特殊的需求，再进行二次开发，丰富商品化软件的功能，这样既省时，又省费用，是个事业单位实现会计电算化的有效途径。
　　商品化会计软件，版本众多，各具特点，在选择软件时，应从以下几方面进行考虑：
　　一、软件的性能特点
  　1.合法性。
　　合法性是指软件应符合现行化管理所需的财会信息。一方面，要求核算工作中体现现行会计制度及其他财经法规的要求，另一方面要求核算软件能够提供准确可靠的会计信息，满足管理的要求。对商品化会计软件的合法性来说，主要应满足财政部颁布的《会计核算软件管理的几项规定（试行）》中对会计软件的十条基本要求。
　　即：
　　(1).软件提供的数据输入项目, 满足财政部或财政部审核批准的现行会计制度的规定。
　　(2).软件提供用户的会计科目编码方案符合财政部或财政部审核批准的会计制度中有关会计科目编码方案的规定。
　　(3).软件具有必要的防范会计数据输入差错的功能。
　　(4).软件的计算和结帐功能符合财政部或财政部审核批准的现行会计核算制度的规定。
　　(5).经计算机登帐处理的系统内会计凭证及据以登记的相应帐薄, 软件只能提供留有痕迹的更正功能。
　　(6).软件具有按规定打印输出各种帐本以及必要的查询功能, 打印输出的帐页连续编号。
　　(7).对计算机根据已输入的会计凭证和据以登记的相应帐本生成的各种报表数据,软件无修改功能。
　　(8).软件具有防止非指定人员擅自使用和对指定操作人员实现使用权限控制的功能。
　　(9).对存储在磁性介质或在其它介质上的程序文件和相应的数据文件, 软件有必要的保护措施。
　　(10). 软件具有在计算机发生故障或由于其它原因引起内外存会计数据破坏的情况下,使用原有数据恢复到最近状态的功能。
　　此外，商品化会计软件还应满足《规定》中其他有关规定，比如设置的功能应保证日记帐每日打印等。
　　2.安全可靠性。
　　安全性指软件防止会计信息被泄漏和破坏的能力。可靠性是指商品化软件防错，查错，纠错的能力，防止产生不正确的会计信息的能力。评价商品化会计软件的安全可靠性，主要是考察把软件提供的各种可靠性    保证措施结合起来，是否能有效地防止差错的发生，在发生时能否及时查出并能进行修改；安全性保证措施是否能有效地防止会计信息的泄漏和破坏。
　　为了达到安全可靠性指标，系统本身都设有多种控制措施，如权限设置，复核功能设置，各种校验功能设置，处理顺序控制，采用信息加密技术和存取控制技术，设立备份和恢复功能等, 可以有效地保证软件的安全可靠性,但由于购买软件时,不可能得到详细的源程序代码等技术文档,对安全可靠性审查主要通过测试软件来进行。
　　3.易使用性。
　　主要指软件系统易.用易懂的性能。可以考察如下几方面：
　　(1).界面的友好性。会计软件的界面是否简洁明了, 提示是否清楚丰富, 所用语言是否符合财会人员的习惯, 输入输出的格式是否规范, 这些构成了界面友好性的主要内容。
　　(2).厂家提供资料的质量如何, 特别是培训资料, 其内容是否完整, 内容是否易.懂, 各种各种叙述是否清楚明了, 手册中的范例是否恰当实用。
　　(3).软件是否便于操作, 包括如下方面: 操作是否简单; 各种自定义功能及控制措施的使用是否简洁实用;  自动化程度是否很高; 辅助功能及服务功能是否丰富实用等。
　　4.易适应性。
　　指软件能很好地适应企业财务处理的具体情况，并在企业财务工作内容发生变化时，软件也能方便地适应这些变化的程度。比如，科目的变化，报表格式及内容的变化，各种比率的变化，以及核算内容的变化等，软件能否方便地适应这些变化。另外，象可维护性，可审计性，可移植性等亦需加以考虑，在此不再详叙。
　　5.软件运行平台
　　当前由于大型、集成性的需要，对软件的运行环境，如：网络环境、数据库环境也成为选择商品化软件的重要因素。
　　二、软件的功能
　　1.主处理功能 。
　　要完成会计业务的一般工作，正确处理会计业务流程，进行填制会计凭证，登记会计帐本，输出财会信息等工作。一般商品化软件，主处理功能都比较齐全，不管是帐务子系统还是其他子系统，都不可缺少地拥有输入功能，处理功能和输出功能，但格式和处理方法各有不同。
　　2.辅助功能。
　　这是为主处理功能服务的，提供各种功能，以方便主处理功能的完满完成。没有这些功能, 主处理功能也照样能完成，但有了这些辅辅助功能，使系统使用起来更加方便。辅助功能包括提示功能、帮助功能、引导操作功能、全屏编辑功能、辅助计算器等一切有利于用户使用软件系统的所有功能。
　　3.服务功能。
　　这是AIS系统有别于其他系统的特殊功能之一，它担负着会计信息系统的后勤保障任务, 从而保证会计信息系统的正常运行。它包括：重建索引文件，以恢复被破坏的数据秩序，复制会计数据档案，以防其丢失,恢复会计信息系统以及其已失或已被破坏的数据，清理存储空间等功能。
　　4.控制功能。
　　它完成内部控制在会计信息系统中的任务，制约会计信息系统按规范的、正确的会计工作流程进行处理，并防止非法的和错误的输入、输出以及操作处理。它包括：输入数据的正确性控制(包括性质、长度、范围等)，输出内容使用的控制, 正确处理顺序和方式的控制, 使用权限的控制等系统控制功能。虽然控制功能不象其他功能可以直接从界面上看出，但它们确实存在于整个系统中，而且是必不可少的，控制功能越丰    富，系统安全性越高,系统正常运行就越有保证。
　　三、厂家售后服务
　　购买商品化会计软件，售后服务至关重要。一般厂家都为用户提供售后服务，然而各厂家所提供售后服务的方式和内容都不尽相同，因此在考察厂家今后服务时，应注意以下几个方面：
　　1.售后服务的内容： 一般应包括用户培训、日常维护、系统初始化、二次开发、版本升级等。
　　2.厂家维护能力： 厂家维护能力取决于维护人员的数量和质量，以及软件厂家商品化软件的销售量。
　　3.维护费用：维护费用的交纳方式及数量，也是重点需要考虑的内容之一。
　　4.维护方式： 即售后服务的具体办法。包括：是否终身维护、是否上门维护、是由总公司维护还是由本地维护点维护，维护是否及时等。
　　四、本单位财会业务的特点
　　1.行业特点。每个行业的会计工作都有其特殊性，财政部在制定会计制度时，也是分行业分别制定的，从而决定了各单位购买财会软件时，必须考虑各行业的特点。比如工业企业与商品流通企业的会计工作，在具体核算上，其内容和标准也不尽相同，其他各行业也是如此。当然, 通用商品化软件的某些功能是可以在某几个行业甚至各行业中通用,但购买软件,在满足财会工作的共性时，更要满足其特殊性，这样才能真正发挥其作用。
　　2.本单位会计核算的特点。企业规模的大小，会计业务需要处理的数据量的多少，会计核算精确度的高低，以及是否是分级核算，这都将决定购买软件的性质和功能。具体需要考虑如下内容：
　　(1)企业日(或月)处理凭证的总数;
　　(2)企业会计科目的分级与长度;
　　(3)会计数据的最大值与最小值;
　　(4)每月所要保存的会计数据量;
　　(5)企业的规模及会计工作的分工。另外还需考虑本企业发展速度对上述各项影响，以及企业的资金效益等情况。
　　五、费用
　　一般地，商品化会计软件的购置费用包括如下：
　　1.软件费用；
　　2.资料费用及培训费用；
　　3.安装费；
  　4.售后服务费用；
　　5.其他配套费用， 如专为商品化会计软件配置的系统软件，及防病毒软件的购置费用；
　　6.网络软件， 增加工作站的费用。
　　考虑费用问题时，不能仅以总费用高低来进行选择，应与软件的质量和满足需要的程度综合考虑，以求选择既能满足会计处理的要求，性能价格比又是最优的软件。
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