Раздел П Коммерческая корреспонденция и документация
第二部分 商务函电及文件单证
Урок 6 Реквизиты коммерческого письма
第6课 商务信函的要项
Коммерческая корреспонденция （商务函电）– переписка, связанная с подготовкой, оформлением, заключением и выполнением коммерческой сделки.
Коммерческая корреспонденция носит официальный характер и может иметь юридическую силу, так как она составляется от имени юридического лица (организации, предприятия и т. п.).
Коммерческая корреспонденция составляется на основе существующих стандартов. Унификация её осуществляется по рекомендациям Рабочей группы по упрощению процедур международной торговли Комитета по развитию торговли ЕЭК ООН.
ЕЭК ООН – Европейская экономическая комиссия Организации Объединённых Наций 联合国欧洲经济委员会.
В практике экономической деятельности используются несколько видов коммерческой корреспонденции, которые подразделяются на 2 группы:
1. группа простых писем (письмо-просьба, письмо-сообщение, письмо-приглашение, письмо-благодарность, письмо-подтверждение) 简单信函;
2. группа контрактных документов (запрос, ответ на запрос, письмо-предложение (письмо-оферта), ответ на предложение, рекламация, ответ на рекламацию) 合同文件类信函.
Все виды коммерческой корреспонденции передаются при помощи почты и с использованием современных средств передачи информации: телетайп, телефакс, электронная почта.
Коммерческая документация（商务文件及单证）– совокупность документов, отражающих различные стороны деятельности организаций и предприятий и используемых при совершении коммерческих сделок.
Коммерческая документация условно делится на следующие виды:
1. Оперативно-коммерческая документация 商务业务文件及单证
1) экспортные и импортные контракты и дополнения к ним进出口合同及其补充书;
2) спецификации明细单;
3) предложение (оферта) 报价, запрос询价.
2. Транспортная документация 运输单证
1) железнодорожная накладная铁路运单;
2) коносамент提单.
3. Товаросопроводительная документация 随货单证
1) отгрузочная спецификация 发货明细单;
2) упаковочный лист 装箱单;
3) сертификат качества 品质检验证书.
4. Расчётная документация 结算单证
1) счёт 帐单;
2) спецификация к счёту 帐单明细单.
5. Страховая документация 保险单证
1) страховой полис 保险单.
6. Ветеринарная документация 动物产品检疫单证
1) ветеринарное свидетельство 兽医检验证书.
Коммерческое письмо（商务信函） – документ, содержащий официальную коммерческую информацию и надлежащим образом оформленный, пишется на бланке.
Коммерческое письмо имеет следующие признаки официально-делового стиля речи 商务信函具有公文事务语体的下列特征:
наличие речевых стандартов-клише使用程式化的套语;
точность и лаконизм изложения叙述准确简洁;
широкое использование терминологии广泛使用术语;
широкое употребление отглагольных существительных广泛使用动名词;
широкое употребление отыменных предлогов广泛使用名词前置词, например, путем, посредством, ввиду, в качестве, в порядке, в случае, в условиях, в счет, в течение, в интересах, в целях, на основании, на основе, по причине, со стороны, в соответствии с, в связи с, в зависимости от, по сравнению с ...;
частое употребление глагольно-именных сочетаний вместо глаголов 常用动词和名词的词组来替代动词, например, оказать содействие – содействовать, принять участие – участвовать, выразить благодарность – поблагодарить, произвести (осуществить) платёж – заплатить;
широкое использование форм страдательного залога广泛使用动词被动态形式, например, письмо получено, был подписан контракт, предложение будет направлено ...;
широкое употребление простых предложений с однородными членами, с причастными и деепричастными оборотами, вводными словами и конструкциями广泛使用带有同等成分、形动词短语、副动词短语、插入语、插入结构的简单句;
широкое использование сложных предложений и т.д.广泛使用复合句
Стандартизация – одна из основных особенностей коммерческого письма程式化是商务信函的基本特点之一. Коммерческое письмо должно быть составлено с соблюдением определенных требований формы.
Каждая организация или предприятие имеет свой бланк коммерческого письма商务信函空白信笺. Коммерческое письмо обычно имеет следующие реквизиты:
На бланке печатаются типографским способом следующие постоянные реквизиты (заголовок письма 函头):
♦ эмблема организации单位标志
♦ наименование организации单位名称
♦ почтовый и телеграфный адрес 通讯地址和电报挂号
♦ номер телефона и факса 电话及传真号码
♦ номер телекса, иногда и абонентского телеграфа 电传及（有时）用户电报号码
♦ адрес электронной почты, иногда и веб-сайта 电子邮箱及（有时）网址
Кроме вышеуказанных реквизитов, в тексте коммерческого письма должны быть следующие составные реквизиты: ♦ индекс и дата исходящего письма 发函号码及日期
♦ индекс и дата входящего письма 来函号码及日期
♦ адресат, иногда и его адрес 收函人及其（有时）地址
♦ заголовок к тексту 事由（函文标题）
♦ текст 信函正文
♦ подпись 签字
♦ отметка о наличии приложения 有关附件的说明
♦ отметка о направлении копий в другие адреса 有关副本抄送事项的说明
www.babaimi.comСейчас более подробно остановимся на каждом из этих составных реквизитов коммерческого письма.
Индексы и даты исходящего письма и входящего письма发函和来函的号码及日期.
Пример 1 Наш № 64/10-202 “18”мая 1986 г. （Индекс и дата входящего письма）
Ваш № 359/1079 “7” апреля 1986 г. （Индекс и дата исходящего письма）
Пример 2 “18”мая 1986 г. № 64/10-202（Индекс и дата входящего письма）
На № 359/1079 от 7 апреля 1986 г.（Индекс и дата исходящего письма）
Адресат收函人.
При направлении письма организации указывается её наименование в
именительном падеже. 如收函人为某个单位，用第一格形式打出其名称。
Пример 1 Внешнеэкономическая компания «Общемашэкспорт».
Пример 2 Торговое Представительство РФ в КНР, г.Пекин.
При направлении письма должностному лицу указывается сначала его должность, затем его инициалы и фамилия, а при необходимости указывается и почтовый адрес организации. Должность и фамилия указываются в дательном падеже. 如收函人为某个负责人，应依次打出其职务、名字和父称的第一个字母及姓，必要时也可打上单位的通讯地址。职务和姓要用第三格打出。
Пример 1 Заместителю Председателя
Комитета по бюджету и налогам
Государственной Думы РФ
С.И. Штогрину
Пример 2 Полномочному министру,
Советнику по торгово- экономическим вопросам
Посольства КНР в РФ
Господину Ван Цзюньвэню
100010, Россия, г. Москва,
ул. Дружбы, д.6
Полномочный министру, Советник по торгово-экономическим вопросам 公使衔经济商务参赞
Заголовок к тексту выражается формами «О чём», «По вопросу о чём», «Относительно чего». Иногда под ним проводится черта. 事由（函文标题）用«О чём», «По вопросу о чём», «Относительно чего»等形式表示。有时还在下面划线，如例3。
Пример 1 О поставке угля по контракту № 33-01/41019. Пример 2 По вопросу о розыске груза по контракту № 64/10-50479. Пример 3 Относительно коммерческих организаций с участием китайского капитала, филиалов и представительств китайских компаний.
Текст письма должен быть лаконичным, точным, не допускать различных толкований и посвящён, по возможности, одному вопросу. Его содержание должно быть полным, убедительным, а тон – корректным, нейтральным. 信函正文应简洁明了，含义确切，不得模棱两可，引起歧义，并应尽可能做到“一函一事”。正文内容应当完整，有说服力，语气要得体、适中。
Структурно-логически текст письма состоит из следующих элементов: введение, доказательство, заключение. 就逻辑结构而言，正文由引言、论据、结论等三部分组成。
Во введении излагаются причины, послужившие поводом для составления письма (например, различного рода ссылки – на Протокол о взаимных поставках товаров, на телефонный разговор, на поступившее письмо и т. п.), или история вопроса в той части, которая имеет непосредственное отношение к содержанию письма.
В доказательстве сообщается основная информация письма: излагаются факты, приводятся доводы.
В заключении излагается существо принятого решения (согласие, отказ, предложение и т.п.) или цель письма.
Вышеуказанные элементы логического построения имеют не все коммерческие письма. Например, письмо-сообщение имеет, как правило, только один элемент – заключение (до адресата доводится только результат), два других элемента – введение и доказательство – опускаются.
В отличие от введения и доказательства заключение не может быть опущено. Оно обязательный элемент коммерческого письма.
Начинается и кончается текст письма общепринятой стандартной формулой вежливости. 信函正文首尾均使用礼貌套语。
В начале текста письма – вступительное обращение, помещается на левой стороне или в середине бланка, ниже заголовка к тексту, с красной строки. После него ставится восклицательный знак или запятая. 函文文首用称呼。
Примеры: Уважаемый господин ...!(,) Уважаемая госпожа ...!(,) Уважаемый Игорь Сергеевич (имя и отчество)!(,) Уважаемая Зинаида Лукинична (имя и отчество)!(,) Уважаемые господа!(,)
Заключительная формула вежливости помещается в конце такста письма, в середине или на правой стороне бланка, с красной строки. После неё не ставится знак препинания, или ставится запятая. 函文文尾用敬辞。
Примеры: С уважением(,) С глубоким уважением(,)
В деловой переписке между государственными и правительственными органами различных стран и их дипломатическими представительствами часто употребляется следующая формула вежливости в начале и конце текста письма: 不同国家的官方机关及其外交代表机构之间的业务信函，首尾常使用以下礼节性套语：
В начале текста письма. ... (адресант) свидетельствует своё уважение ... (адресату) и имеет честь ... (что делать). ……谨向……致意并荣幸地……
В конце текста письма. ... (адресант) пользуется случаем, чтобы возобносить Вам уверения в своём весьма высоком уважении. ……借此机会，再次向您表示崇高的敬意。
Пример:
Москва, 11 нояюря 1992 г.
Государственный таможенный комитет РФ свидетельствует свое уважение Посольству КНР в Москве и имеет честь просить оказать содействие в получении за плату последнего издания ежеквартального статистического справочника по внешней торговле КНР.
Государственный таможенный комитет РФ заранее благодарит Посольство КНР в Москве за оказанную любезность и пользуется случаем, чтобы возобновить свои заверения в весьма высоком уважении.
Государственный таможенный комитет Российской Федерации. Посольсто Китайской Народной Республики в Москве
Текст письма может состоять из одного или нескольких абзацев. Текст письма, а также изложение каждой новой мысли в письме всегда начинаются с нового абзаца, то есть на расстоянии 3-5 печатных знаков от границы левого поля. 正文可由一段或数段组成。文首及每述一个新的意思应另起一段，段首应留空3-5个字母。
Если текст письма не умещается на одном листе, то второй и последующие листы нумеруются. Текст письма печатается только на лицевой стороне листа. 如正文超过1页，应从开始打上页码。函文只可打在信笺正面。
При употреблении в тексте письма местоимений рекомендуется печатать «вы», «ваш» в их разных падежах с прописных букв, а «мы», «наш»со строчных букв (кроме как в начале предложения). 指称对方的代词均须大写，指称发函人自己的代词，除句首外，均小写。
Примеры:
Подтверждаем получение Вашего письма №206, которое рассматривается нашим заводом.
Заверяем Вас, что мы незамедлительно свяжемся с соответствующими организациями.
При употреблении в тексте письма числительных (кроме денежных документов) рекомендуется обозначать их цифрами. В денежных документах – цифрами и в скобках прописью. 除现金单证外，函文中的数词均用数字表示。现金单证中，既要写上数字，还要在括号中大写（用俄文文字写出数目）。
При обозначении количества товара после числительных рекомендуется не употреблять слов штук, штуки. Например, 10 станков, а не 10 штук станков, 22 самолёта, а не 22 штуки самолёта.
При употреблении сложных прилагательных, образованных из числительных и существительных, допускаются варианты написания: слитное (например, пятидневный срок) и с цифровым обозначением числительного (например, 5-дневный срок).
Квартал, полугодие обозначаются в двух вариантах: с использованием порядковых числительных (например, в третьем квартале, во втором полугодии) или с использованием
римских цифр (например, в Ш квартале, во П полугодии).
При использовании в тексте письма сокращений и аббревиатур рекомендуется употреблять только общепринятые из них. 应使用通行的缩略语。
Примеры: АО – акционерное общество ООО – общество с ограниченной ответственностью РФ – Российская Федерация ГД – Государственная дума МЭРТ, или МЭРиТ, или Минэкономразвития – Министерство экономического развития и торговли Российской Федерации俄罗斯联邦经济发展与贸易部，简称“俄经贸部” ФПГ – финансово-промышленная группа г-н – господин г-жа – госпожа т – тонна с.г. – сего года
Подпись включает в себя саму подпись и её расшифровку, состоящую из инициалов и фамилии подписавшего, иногда и с указанием должности подписавшего. 签字部分包括：亲笔签字；便于辨认的签字人姓名字样（包括名字和父称的第一个字母及姓）；（有时还注上）职务。
Примеры: Заместитель Председателя Комитета по бюджету и налогам ГД 签字
/С. И. Штогрин / Генеральный директор 签字
М. А. Мочалов Президент ФПГ «Скоростной флот» В.П.Первушин 签字
А.С.Некрасов 签字
Директор фирмы «Общемашконтракт»
Отметка о наличии приложения печатается в левом нижнем углу бланка, ниже последней строки подписи, с красной строки. Она должна содержать название (названия) прилагаемых документов с указанием количества листов и экземпляров каждого из них. 有关附件的说明应注明附件名称及数量。
www.babaimi.comПримеры:
Приложение: перечень товаров (10 листов). 商品清单（共10页）。
Приложение: упомянутое по тексту на 2 л. 如文，共2页。
В приложении может быть перечисление особо важных документов в последовательном порядке по номерам. Пример:
Приложение:
1. Железнодорожная накладная №349/56.
2. Коммерческий акт №21244/2810.
3. Сертификат качества №1546.
Отметка о направлении копий в другие адреса печатается ниже отметки о приложении, с красной строки. 有关副本抄送事项的说明应打在有关附件说明的下面，另起一行。
Примеры:
Копия: Торгпредство РФ в КНР, г. Пекин.
抄送：俄罗斯联邦驻华商务代表处，北京。
Копии:
1) Минкоммерции КНР, г. Пекин;
2) Канцелярия советника по торгово-экономическим вопросам Посольства КНР в РФ, г. Москва.
抄送：
1. 中华人民共和国商务部，北京；
2. 中华人民共和国驻俄罗斯联邦大使馆经济商务参赞处，莫斯科。
Сейчас мы представим вам примерный образец коммерческого письма. РУССКИЙ МИР
119270, Москва (с эмблемой)
Лужнецкая набережная, 10-Б
Телефон: (495)245-6699, 201-1201
Факс: (495) 246-8806
Телекс: (064) 414134 OCTET RU
E-mail: rm@ru, http://www.rm.ru № 3/070 от 23.01.2006. На № 35 от 25.12.2005. Директору фирмы «Автоимпекс»
КГК «Машимпекс»
г. Пекин
Господину Ван Сяну
О предложении на поставку запасных частей Уважаемый господин Ван!
Просим Вас выслать в наш адрес предложение на поставку запасных частей в соответствии с
прилагаемой спецификацией.
В предложении просим Вас указать полное наименование, тип, технические характеристики, материал, цену и вес по каждой спецификации, а также возможные сроки поставки.
Просим также указать отдельно стоимость
упаковки и транспортировки.
Заранее благодарим Вас.
С уважением,
Вице-президент
В.В.Андрианов
(Подпись)
Приложение: упомянутое на 4 листах.
Копия: Торгпредство РФ в КНР, г. Пекин.
Ответьте на вопросы к тексту. Что такое коммерческая корреспонденция? На сколько групп она подразделяется? Каковы они? Что такое коммерческая документация? На сколько видов она делится? Каковы они? Какие бывают реквизиты коммерческого письма? Какие из них обычно заранее печатаются на бланке типографским способом? А какие реквизиты оформляет составитель письма?
Каким должен быть текст коммерческого письма? Скольким вопросам он должен быть посвящён, по возможности? Какими должны быть содержание и тон письма? Укажите реквизиты в следующем коммерческом письме, а затем переведите его на китайский язык. № 713-72/241 от 22.01.1990.
Государственное управление
товарной инспекции КНР
Китайская государственная
компания «Автоимпекс»
Уважаемые господа!
Волжский автомобильный завод
внимательно ознакомился с предлагаемой системой сертификации автомобилей для продажи в КНР и сообщает следующее:
1. Автомобили ВАЗ соответствуют международным требованиям безопасности Правил ЕЭК ООН, Директив ЕЭС, североамериканских стандартов, которые предъявляются в большинстве стран Европы, Азии, Америки, Австралии. Все модели автомобилей ВАЗ сертифицированы за счет завода в независимых международных лабораториях, что подтверждено протоколами испытаний и сертификатами.
В приложении приводится справка соответствия автомобиля ВАЗ-2107 требованиям Правил ЕЭК ООН и Директив ЕЭС.
2. Во всех странах-импортерах автомобилей ВАЗ разрешения на право продажи выдаются на основании имеющихся международных сертификатов. Выборочные проверки соответствия автомобилей выданным сертификатам проводятся за счет контролирующих органов стран-импортеров.
3. Волжский автозавод может предоставить копии протоколов испытаний по требованиям Правил ЕЭК ООН и Директив ЕЭС, проведенных в лабораториях ЮТАК, Франция, и выданных на их основании сертификатов.
4. Для ознакомления с технологией производства автомобилей ВАЗ, методами контроля качества и соответствия требованиям безопасности завод готов принять представителей ГУТИ КНР в удобное время.
5. В случае, если в КНР к конструкции и безопасности автомобилей предъявляются требования, отличающиеся от международных, Волжский автозавод просит срочно направить текст таких требований и методик проведения испытаний.
6. Надеемся, что указанная информация, предъявленные международные сертификаты, а также опыт эксплуатации в Китае около 45 тысяч автомобилей с 1984 года, позволят получить разрешение на продажу автомобилей ВАЗ после 1.05.1990 года и продолжить наше плодотворное сотрудничество.
С уважением, Заместитель директора ВТФ «АвтоЛАДА»
Г. В. Васин Приложение: Справка на 2-х листах в каждый адрес. www.babaimi.com
www.babaimi.com
